Teknolojik gelişmelere uyum sağlayarak hizmetlerini daha hızlı ve etkin hale getirmeyi hedefleyen Karşıyaka Belediyesi, 2021 yılında hayata geçirdiği ‘dijital arşiv yönetim sistemi’ ile çalışmalarını daha da güçlendirdi.
Teknoloji yatırımlarında öncü olan Karşıyaka Belediyesi, uygulama sayesinde hem resmi evraklar dijital ortamda daha aslına uygun saklanmaya başlandı hem de fotokopi, kağıt gibi maliyetler minimuma indirilerek ekonomiye ve ekolojiye katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Etüt Projesi, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Denetimi, Ruhsat Kontrol ve Sağlık İşleri ile ilgili evrak, evrak ve evraklar da inceleniyor. dijital ortamda saklanmaktadır. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon sayfa belge ve 542 bin 740 proje taranarak dijital ortama aktarılarak Arşiv Yönetim Sistemine (AYS) aktarıldı. Arşiv Müdürlüğü’nün görevleri arasında yer alan bilirkişilik hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yürütülmektedir.
HIZLI VE SAĞLIKLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile fiziki arşivde kullanılacak belgelerin aranması ile ortaya çıkacak zaman ve emek kaybı ortadan kaldırılır. Yüksek güvenlik standartlarında kaydedilen belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik yeniliği de korunur. Ömür boyu saklanabilen evraklar hızlı, sağlıklı ve güncel olarak raporlanabilmektedir.
TASARRUF SAĞLANIR
Dijital dosyalama ile alan kaybı azalırken, fotokopi, kağıt ve kartuş gibi maliyetlerden de tasarruf sağlanır; Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağlar. Arşiv Yönetim Sistemi ile fotokopi hizmetleri daha hızlı verilmektedir. Arşiv Müdürlüğü, diğer müdürlüklere ait evrakların dijitalleşme sürecine dahil edilmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye alınması için çalışmalarını sürdürmektedir.
TEKNOLOJİYE UYGUN ŞEHİR
Karşıyaka Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay, “Teknolojik gelişmeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da hayatı çok kolaylaştıran analizler sunuyor. Bu doğrultuda değerli bir ihtiyaç haline gelen dijital arşivleme sistemi ve fiziki belgelerin sayısallaştırılması ve dijital ortama aktarılması birçok açıdan değerli avantajlar getirmektedir. Dijital arşiv, uzun süredir üzerinde çalıştığımız ve çok değer verdiğimiz bir iddia. Yaklaşık 5 milyon sayfa belgeyi ve 542 bin 740 projeyi tarayarak dijital ortama aktardık ve Arşiv Yönetim Sistemine ekledik. Hatta 1949 yılına ait belgelerimizi dijital ortama aktardık ve Karşıyaka’nın hatırasına sahip çıktık. Vatandaşlarımızın vakit kaybetmeden işlerini yapabilmelerini sağladık. Artık tozlu raflarda bekleyen milyonlarca belgeye ve binlerce plana tek tıkla ulaşabiliyoruz. Karşıyaka Belediyesi olarak; Kolay erişim, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlayan dijital arşiv çalışmalarımızı güçlendirmeye devam edeceğiz.”
Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı
